병목 5신호와 흐름 7칸

일이 막히는 다섯 신호로 병목을 찾고, 일 하나가 지나가는 길을 일곱 칸으로 그려 어느 칸에 AI를 끼울지 정합니다. 셋째 계단(업무 진단자)의 마지막 걸음이고, 실전 6단계의 2단계와 3단계를 한 번에 합니다. 종이 한 장이나 메모 앱 하나면 되고, 설치할 것은 없습니다. 30분 뒤에는 내 흐름 7칸 그림 한 장과, 막힌 칸 하나를 지목한 메모 한 줄이 남습니다.

지난달에 분명히 만든 보고서를, 이번 달에 또 처음부터 만들고 있지 않으십니까? 작년에 정리해 둔 자료를 못 찾아서, 다시 처음부터 하고 있지는 않으십니까? 일이 느린 것 같은데, 정확히 어디가 느린지는 잘 모릅니다. 이 칸은 그 「어디」를 찾는 칸입니다.

이 칸을 마치면 내 일 하나를 일곱 칸으로 그린 그림 한 장과, 그 가운데 막힌 칸 하나를 지목한 메모 한 줄을 갖게 됩니다. 준비물은 종이 한 장이나 메모 앱 하나이고, 설치할 것은 없습니다. 30분이면 끝납니다.

이 칸은 셋째 계단, 업무 진단자의 마지막 걸음입니다. 실전 여섯 단계로 치면 둘째 단계인 병목 다섯 신호와, 셋째 단계인 흐름 7칸을 한 번에 합니다. 제 강의에서는 내 일을 해부하는 칼 세 자루를 차례로 꺼냈습니다. 첫째 칼인 3분할은 앞 노드에서 다뤘고, 이 칸에서 둘째 칼과 셋째 칼을 꺼냅니다. 강의를 설계하면서 저는 이 구간을 가장 진단적인 구간이라고 불렀고, 시간이 모자라도 빼지 않기로 정해 두었습니다.

먼저 둘째 칼, 병목 다섯 신호입니다. 일이 막힐 때는 다섯 가지 신호 가운데 하나가 보입니다. 첫째는 대기입니다. 남의 회신이나 승인을 기다리며 일이 멈춰 있습니다. 둘째는 재작업입니다. 같은 것을 두 번, 세 번 다시 만듭니다. 셋째는 담당자 의존입니다. 그 사람이 없으면 일이 돌아가지 않습니다. 여기서 그 한 사람은 나 자신일 수도 있습니다. 넷째는 시스템 단절입니다. 카톡에서 복사해 엑셀에 붙이고, 다시 한글 문서로, 다시 메일로 손으로 옮겨 담습니다. 다섯째는 예외 폭증입니다. 규칙대로 되는 일이 없고, 매번 예외를 처리합니다.

진단은 세 걸음입니다. 먼저 다섯 신호 가운데 겪고 있는 것에 모두 표시합니다. 다음에 그중 가장 자주 겪는 것 하나만 다시 고릅니다. 마지막으로 그 하나에 해당하는 일을 흐름 7칸 위에 올려놓습니다.

이제 셋째 칼, 흐름 7칸입니다. 일 하나는 일곱 칸을 지나갑니다. 요청, 판단, 처리, 검수, 전달, 기록, 재사용입니다. 요청은 일이 들어오는 입구입니다. 판단은 무엇을 어떻게 할지 정하는 칸입니다. 처리는 실제로 만드는 칸, 검수는 확인하고 고치는 칸, 전달은 넘기고 나누는 칸입니다. 기록은 남기는 칸이고, 재사용은 지난번 것을 다시 꺼내 쓰는 칸입니다. 칸마다 상태를 하나씩 붙입니다. 매끄럽다, 조금 걸린다, 여기서 막힌다, 아예 안 한다, 이 넷 가운데 하나입니다. 안 하는 칸도 비워 두지 말고, 아예 안 한다고 적습니다.

그림을 그릴 때는 업무 이름으로 그리지 않습니다. 그 일이 최근에 실제로 일어난 한 번을, 있었던 순서대로 적습니다. 언제, 무엇을, 몇 분 동안 했고, 왜 오래 걸렸는지 적습니다. 요약하지 말고 그날 있었던 그대로 적어야, 막힌 칸이 보입니다. 이 기록을 AI에게 주고 일곱 칸으로 나눠 달라고 해도 됩니다. 다만 붙이기 전에 실명과 환자 정보는 내 손으로 먼저 지우고, 넣어도 되는지 모르겠으면 넣지 않습니다. 최종 판정은 내가 합니다.

여기서 반전이 하나 있습니다. 대부분은 처리 칸, 곧 만드는 일이 느리다고 생각합니다. 흔히 꼽히는 신호도 시스템 단절입니다. 여기까지는 예상할 수 있는 그림입니다. 그런데 일곱 칸을 그려 보면, 실제 병목은 마지막 두 칸, 기록과 재사용에 있는 경우가 많습니다. 문제는 만드는 게 느린 것이 아니라, 만든 것을 남기지 않아 매번 다시 만드는 것입니다. 옮겨 담느라 힘들다고 느낀 것도, 뿌리를 따라가 보면 마지막 두 칸에 닿곤 합니다. 저도 비슷했습니다. 이 발견은 제 강의 전체의 핵심 메시지가 되었고, 이어지는 강의에서도 다시 꺼내 확인했습니다.

막힌 칸이 어디냐에 따라 다음 처방이 갈립니다. 기록과 재사용에 몰려 있으면, 남기는 구조를 먼저 만듭니다. 그 구조는 기억 3계층을 다루는 노드에서 자세히 봅니다. 품질이 걱정되어 못 넘긴다면, 검수 칸에 검증하는 고리를 먼저 둡니다. 처리 칸이 막혀 있으면, 가장 작게 하나 만들어 보는 쪽으로 갑니다. 방법이 내 머릿속에만 있어서 못 넘긴다면, 그 방법을 글로 꺼내는 것이 먼저입니다. 순서는 늘 같습니다. 내 업무가 무엇인지 먼저 알고, 어떤 상황에서 막히는지 알아야, 그 막힘을 풀 수 있습니다. 어떤 방법으로 풀지는 AI와 의논하면 됩니다. 다만 좋은 결과가 나오려면 도구를 이어 주는 세팅이 필요합니다. 관계형 일에 시간을 더 쓰려면, 그 일의 앞과 뒤를 줄여야 합니다. 일곱 칸 그림은 바로 그 앞과 뒤가 어디서 새는지 보여 주는 지도입니다.

메모는 한 줄이면 됩니다. 막힌 칸, 신호, 못 넘기는 이유 한 줄, 처방 방향을 적습니다. 옆에 숫자 하나를 붙입니다. 남을 기다린 시간이나, 한 번에 걸리는 시간의 어림이면 됩니다. 편해진 것 같다는 말은 간증이고, 몇 분이 몇 분으로 줄었다는 말이 증거입니다. 정확히 재는 일은 다음 칸에서 합니다.

됐는지는 세 가지 기준으로 봅니다. 업무 전환에서는, 어디가 막히는지가 막연함에서 이름 붙은 칸 하나와 숫자 하나로 바뀌었는지 봅니다. 지식 전환에서는, 일곱 칸 그림 한 장이 파일이나 종이로 남았는지 봅니다. 역할 전환에서는, AI를 끼울 칸을 내가 정했는지 봅니다.

함정 둘을 미리 말씀드립니다. 하나, 처음 맡겨 보니 더 오래 걸려서 AI가 병목이라고 결론 내는 것입니다. 처음에는 AI도 원하는 대로 해 주지 않아 병목이 됩니다. 저도 강의안 하나를 혼자 만들면 나흘에서 일주일이 걸렸고, AI와 원하는 품질로 처음 만들 때도 나흘, 닷새가 걸렸습니다. 다섯 개쯤 만들고 나니 같은 분량이 두 시간이면 나옵니다. 정보가 쌓이고 요령이 굳으면 AI는 더 이상 병목이 아닙니다. 그때 남는 병목은, 내가 어디서 일을 막고 있느냐입니다.

둘, 다섯 신호에 전부 표시하고 끝내는 것입니다. 다 막힌 것처럼 보여도, 가장 자주 겪는 하나로 좁혀야 그 일을 일곱 칸에 올릴 수 있습니다. 그리고 제 강의에서 나온 발견을 내 일에 그대로 덮어씌우지 마십시오. 기록과 재사용에 병목이 있는 경우가 많다는 것이지, 언제나 그렇다는 것은 아닙니다. 칸은 일마다 다릅니다.

그림이 반쯤 비어도 괜찮습니다. 다 못 했어도 다음 칸으로 오십시오. 다음 칸에서는 이 메모의 막힌 칸을 과제 문장 한 줄의 병목 자리에 넣고, 어림 숫자를 실제로 잰 숫자로 바꿉니다. 해 보다가 막히면 이 페이지 아래 묻기 칸에 남겨 주십시오.

병목 5신호 한눈에

진단은 세 걸음입니다: ① 겪는 신호에 모두 표시 → ② 그중 가장 자주 겪는 것 하나만 다시 고르기 → ③ 그 하나에 해당하는 일을 흐름 7칸에 올리기.

흐름 7칸 — 이렇게 생겼습니다

요청 → 판단 → 처리 → 검수 → 전달 → 기록 → 재사용

상태: 매끄럽다 / 조금 걸린다 / 여기서 막힌다 / 아예 안 한다. 안 하는 칸도 비워 두지 않고 「아예 안 한다」로 적습니다.

문제는 만드는 게 느린 것이 아니라, 만든 것을 남기지 않아 매번 다시 만드는 것이다.

대부분 처리 칸이 느리다고 생각하지만, 실제 병목은 마지막 두 칸(기록·재사용)에 있는 경우가 많습니다. 언제나 그렇다는 뜻은 아닙니다 — 칸은 일마다 다릅니다.

막힌 칸에 따라 갈리는 처방

병목 메모 — 한 줄

막힌 칸: ______ · 신호: ______ · 못 넘기는 이유: ______ · 처방 방향: ______
숫자 하나(어림): ______  (예: 남을 기다린 시간, 또는 1회 20분 × 월 8회 = 월 160분 — 지은 값)

이 메모의 「막힌 칸」이 다음 칸에서 쓰는 과제 문장 「나는 [업무]의 [병목]을 [방법]으로 바꿔 [측정 가능한 결과]를 만든다」의 [병목] 자리에 들어갑니다.

이 칸의 자리 — 실전 6단계

3분할 → 병목 5신호 → 흐름 7칸 → 과제 문장 → 가장 작게 → 측정·검증

업무를 해부하는 칼 세 자루 가운데 둘째·셋째 칼입니다. 첫째 칼(3분할)은 같은 칸의 앞 노드에서, 과제 문장과 숫자 하나는 다음 칸에서 다룹니다.

「됐다」는 이렇게 봅니다

더 읽기

• 가져갈 자료: 흐름 7칸 진단지 — 실제 한 번 적기 칸 · 다섯 신호 표시 · 7칸 표 · AI에게 맡길 때의 지시문 · 병목 메모 · 「됐다」 점검.
• 앞 노드: 내 업무 3분할 — 반복·판단·관계 — 반복 칸의 ★ 후보가 있으면 그 일을 이 칸에서 7칸에 올립니다.
• 다음 칸: 과제 문장과 숫자 하나 — baseline 심기 — 막힌 칸을 과제 문장의 [병목] 자리에 넣고, 어림 숫자를 실측 숫자로 바꿉니다.
• 막힌 곳이 기록·재사용이라면: 기억 3계층 — 남기는 구조를 만드는 법.
• 기록을 AI에게 붙이기 전에: 어디까지 맡기고 어디서 멈추나 — 경계 선긋기.

출처: 강의(가공) · 강의 설문 설계(가공) · 강의 중 제작자 발화(의역).